5 x Handige tips voor datumfuncties in Excel

Wanneer je Excel gebruikt, werk je waarschijnlijk ook veel met data in Excel. Gegevens staan bijvoorbeeld op datum gesorteerd. Er zijn in Excel dan ook veel functies die te maken hebben met het werken met data. Zo kun je eenvoudig de datum of weeknummers in een cel plaatsen en kun je rekenen met data.

In deze blog bespreken wij de functies die volgens ons onmisbaar zijn wanneer je werkt met data. Ook leggen wij uit hoe je met data kunt rekenen, zodat je bijvoorbeeld kunt uitrekenen hoe lang een factuur openstaat.

1. De datum plaatsen met de sneltoets Ctrl + ;

Wanneer je de datum in een cel wilt plaatsen, gebruik je de sneltoets Ctrl + ; (puntkomma). Hiermee zet Excel de datum van vandaag ‘hard’ in de cel. De geplaatste datum verandert dus niet mee met de systeemdatum. Gebruik je de sneltoets Ctrl + : (dubbele punt), dan zet je de systeemtijd in de betreffende cel. Net zoals bij de datum past de tijd zich bij deze functie niet automatisch aan.

2. De datum plaatsen met de functie VANDAAG()

Wanneer je in een cel de functie =VANDAAG() typt, wordt direct de datum van vandaag geplaatst. In tegenstelling tot de sneltoets Ctrl + ; past bij deze functie de datum zich wél aan. Open je de Excelmap morgen weer, dan wordt de datum van morgen weergegeven.

3. Rekenen met data

In Excel zien wij een datum staan, maar Excel ziet een getal. Hoe zit dat? Excel is begonnen met tellen vanaf 1 januari 1900. Niet alleen Excel begint bij deze datum te tellen. Vrijwel alle andere programma’s beginnen bij 1 januari 1900. De enige vreemde eend in de bijt hierbij is de Mac. Zij starten namelijk op 1 januari 1904. Krijgt een Windows-gebruiker dus een Excel-bestand van een Mac-gebruiker, dan is het mogelijk dat een datum onjuist is (en omgekeerd).

Maar hoe kun je nu zien dat een datum een getal is in Excel? De gemakkelijkste manier is om de sneltoets Ctrl + T te gebruiken. Met deze sneltoets maak je zichtbaar wat Excel ziet. Niet alleen de formules, maar ook de getallen die staan voor de data.

Wanneer je weet dat een datum een getal is, kun je er ook mee rekenen. Zo kun je bijvoorbeeld zien hoelang een order of een factuur openstaat, zoals in de onderstaande video. Maar ook hoeveel dagen het nog duurt voordat je bijvoorbeeld jarig bent.

4. Weeknummers plaatsen

Wanneer je in Excel de weeknummers wilt plaatsen, zie je dat er twee functies zijn die het weeknummer in een cel kunnen plaatsen: WEEKNUMMER en ISO.WEEKNUMMER.

Wanneer je beide functies naast elkaar gebruikt, zul je zien dat de weeknummers regelmatig van elkaar verschillen. Wij gaan allereerst de logica van beide functies uitleggen.

Bij de functie WEEKNUMMER is week 1 de week waarin 1 januari valt. In de volgende afbeelding zie je dat dit vreemd uitkomt. De logica van weeknummers die wij normaal gesproken gebruiken, is dat week 1 de eerste week is waarin vier dagen van het nieuwe jaar vallen. Dit is ook de logica achter de functie ISO.WEEKNUMMER.

Hierboven zie je twee voorbeelden van een week 1 van het jaar, met daarin de eerste vier dagen van het jaar. Je ziet dat het mogelijk is dat er dagen uit het vorige jaar in de eerste week van het nieuwe jaar kunnen vallen, net zoals er dagen van het nieuwe jaar in de laatste week van het vorige jaar kunnen vallen.

Wanneer je weeknummers wilt gebruiken in Excel, moet je dus de functie ISO.WEEKNUMMER gebruiken. Hoe dit precies werkt, zie je in de onderstaande video.

Onze tip: werk je veel met mensen in andere landen? Realiseer je dan dat de week niet overal op dezelfde dag begint. Bij ons begint de week op maandag, maar bijvoorbeeld in Amerika op zondag. Weeknummers kunnen daarom nogal eens verschillen!

5. Weekdagen plaatsen

Op welke weekdag draai jij de meeste omzet? Deze vraag speelt bij veel bedrijven. Gelukkig kun je dit in Excel snel zichtbaar maken met de functie WEEKDAGEN. Met deze functie worden de dagen genummerd van 1 t/m 7, waarbij de 1 staat voor maandag en de 7 voor zondag. Wanneer je over deze gegevens beschikt, kun je met een draaitabel of (draai)grafiek snel jouw beste dagen zichtbaar maken!

Om de nummering zoals hierboven te krijgen moeten wij als tweede argument in de functie een 2 typen. Hiermee geven wij aan dat de week op maandag begint. Geven wij hier niets op, dan begint de week bij gebruik van deze functie op zondag. Je ziet in de onderstaande video hoe je de functie WEEKDAGEN moet plaatsen.

Wil je graag meer van dit soort functies leren? Beschik je over basiskennis van Excel, maar wil je nóg meer uit het programma halen? Volg dan onze cursus Excel Gevorderd!