Excel: stoplichten maken

Een belangrijk doel van Excel is het inzichtelijk maken van cijfers en resultaten. Dit doe je deels voor jezelf, maar ook voor collega’s, leidinggevenden of de opdrachtgever.

Rapportages worden vaak gepresenteerd in de vorm van stoplichten. Bij een groen stoplicht gaat alles precies volgens plan. Bij een oranje stoplicht is het belangrijk om de situatie in de gaten te houden. Bij een rood stoplicht gaat het duidelijk niet goed.

Je kunt de stoplichten voor van alles gebruiken: omzet, uitgaven, gewerkte uren, voortgang in percentages, enz.

Voorwaardelijke opmaak

Gelukkig heeft Excel een heel handige functie om een cel – afhankelijk van een of meerdere criteria – te voorzien van een opmaak. De optie Voorwaardelijke opmaak kun je vinden onder het tabblad Start.

Met deze functie kun je alle cellen vanaf (of onder) een bepaalde waarde een opvallende kleur geven. Ook kun je ervoor kiezen om een cel met een bepaalde tekst (bijvoorbeeld een naam of een locatie) een kleur te geven.

Stoplichten maken

Om gegevens inzichtelijk te maken met stoplichten heb je de optie Voorwaardelijke opmaak nodig. Wij leggen stap voor stap uit hoe je stoplichten toevoegt aan je gegevens.

• Selecteer de kolom waarin de gegevens staan die je wilt voorzien van stoplichten.
• Kies bij Voorwaardelijke opmaak voor Pictogramseries. Kies vervolgens het gewenste pictogram.
  

Er wordt nu in iedere cel een pictogram geplaatst. Echter, waarschijnlijk is de logica hierachter nog niet helemaal duidelijk. Bij de volgende stappen zul je eerst zien wat de logica van de toewijzing van de pictogrammen is. Vervolgens pas je deze aan jouw eigen wensen aan.

• Selecteer, indien nodig, opnieuw de kolom met de gegevens en ga naar Voorwaardelijke opmaak – Pictogramseries – Meer regels.

Het volgende venster verschijnt:

Onderin dit venster zie je wat de gebruikte logica is. Wij gaan deze nu aanpassen.

• Selecteer onder Pictogramstijl de gewenste pictogrammen.

In ons voorbeeld gebruiken wij een stijl van drie pictogrammen.

• Kies de waarde in de keuzelijst onder Type.

Bij de keuzelijst Type kun je kiezen voor Procent, Getal, Formule en Percentiel. In dit stappenplan kiezen wij voor de waarde Getal.

• In de keuzelijst Waarde vul je de criteria voor de stoplichten in.

In de bovenste regel vul je het criterium voor het groene stoplicht in: vanaf welke waarde mag het stoplicht groen kleuren. In de tweede regel vul je in vanaf welke waarde het stoplicht oranje kleurt. Alle waarden onder het getal dat je in de tweede regel hebt ingevuld, krijgen een rood stoplicht.

Eventueel kun je de pictogramvolgorde omdraaien of ervoor kiezen om alleen het pictogram weer te geven. Zoals je ziet, kun je helemaal zelf bepalen wat de regels zijn die je wilt toepassen op jouw gegevens.

• Klik op OK om je keuze te bevestigen en bekijk het resultaat.
  

Zoals je ziet, is het helemaal niet moeilijk om een visuele weergave te maken met stoplichten.

Het is vooral een kwestie van doen. Al doende leert men!

Er is zó ontzettend veel mogelijk in Excel. Wil je meer handige tips & tricks? Volg dan onze cursus Excel – Gevorderd. Na deze cursus kent Excel geen geheimen meer voor jou!