Vijf redenen om Access en Excel samen te gebruiken

Een poosje geleden hebben wij een blog geplaatst over de voor- en nadelen van Excel en Access met betrekking tot het bouwen van een database. Een database in Excel is relatief gemakkelijk, omdat je wellicht al ervaring hebt met het werken in Excel. Toch kun je ook tegen problemen aanlopen in Excel. Het gebruiksvriendelijke databaseprogramma Access biedt dan een oplossing.

Maar waarom moet je eigenlijk kiezen tussen Access en Excel? De programma’s zijn namelijk uitstekend te combineren! Het combineren van de twee programma’s brengt een aantal belangrijke voordelen met zich mee.

In onderstaande blog geven wij vijf goede redenen waarom je Excel en Access heel goed samen kunt gebruiken.

1.  Een koppeling maken vanuit Access naar Excel

De eerste eenvoudige manier om de voordelen van zowel Excel als Access te benutten is door een Excel-werkblad te koppelen aan een Access-tabel. In dit geval koppel je gegevens vanuit Access.

Deze koppeling is heel handig wanneer je de gegevens graag wilt bewaren in Excel, maar ook regelmatig functies van Access gebruikt, zoals bijvoorbeeld rapportages en query’s.

Wanneer je een koppeling maakt naar een Excel-werkblad, wordt in Access een nieuwe tabel gemaakt die is gekoppeld aan de Excel-gegevens. Wanneer je nieuwe data wilt toevoegen, of de gegevens wilt bewerken, doe je dit in Excel. Vervolgens vernieuw je de gegevens in de tabel in Access. Let op: je kunt de inhoud van de tabel niet bewerken in Access.

2. Een koppeling maken vanuit Excel naar Access

Je kunt vanuit Access gegevens koppelen naar Excel, maar je kunt natuurlijk óók gegevens vanuit Excel koppelen naar Access. Hiervoor maak je een verbinding in Excel met de Access-database (deze is vaak opgeslagen in een Office Data Connection-bestand (.odc). Vervolgens haal je alle gegevens op uit de tabel of query in Access. Wanneer in de database in Access nieuwe gegevens worden toegevoegd of worden gewijzigd, wordt dit ook bijgewerkt in het Excel-bestand.

3. Een Excel-werkblad naar Access kopiëren

Zoals je hebt gelezen, is het mogelijk een koppeling te maken tussen Access en Excel. Daarnaast is het ook mogelijk om gegevens vanuit Excel naar Access te kopiëren.

Wanneer je gegevens vanuit Excel kopieert en in Access plakt, is het niet eens nodig om eerst een tabel te maken in Access. Access vraagt ​of de gegevens kopteksten (headers) bevatten, kijkt welke gegevenstype worden gebruikt en maakt een Access-tabel aan. Het kopiëren van gegevens vanuit Excel naar Access is dus supermakkelijk!

4. Filteren, sorteren en query’s uitvoeren in Access

Ben je al bekend in Excel, maar heb je nog weinig ervaring met Access? Je kunt gegevens filteren en sorteren, zonder dat je een nieuwe gebruikersinterface hoeft te leren kennen. De knoppen, menu’s, dialoogvensters, enz. lijken namelijk heel veel op elkaar!

Een voordeel van Access is dat je de filters kunt opslaan en sorteren. Filter en sorteer de gegevens zoals jij wilt en vervolgens kun je ze opslaan met een gegevensblad. Ook het maken van een query in Access is heel gemakkelijk. Met behulp van vier querywizards kun je query’s maken voor het zoeken naar duplicaten, het vinden van niet-overeenkomende records en het maken van kruistabelquery’s.

5. Access-rapporten en -formulieren maken met Excel-gegevens

Zodra je gegevens vanuit Excel in Access hebt geplaatst, ofwel via een koppeling, ofwel door deze te kopiëren, kun je aan de slag met de vele extra mogelijkheden die Access te bieden heeft. Zo kun je met behulp van de rapportwizard in een paar klikken een rapport maken. Je kunt heel eenvoudig het rapport realtime ontwerpen en wijzigen met livegegevens. Je kunt blokken met gegevens verplaatsen en de grootte ervan wijzigen, velden toevoegen en verwijderen en direct de wijzigingen zien terwijl je het rapport maakt.

Naast het maken van rapporten is ook het maken van formulieren heel eenvoudig in Access. Hiervoor heeft het programma namelijk ook handige wizards! Je kunt formulieren naar eigen wens ontwerpen en zelf opdrachtknoppen, keuzelijsten, optiegroepen, afbeeldingen, invoermaskers, grafieken en hyperlinks toevoegen.

Wil je ook graag gebruik maken van de functies die Excel en Access samen te bieden hebben? Wil je  meer leren over het gebruik van de programma’s en handige tips & tricks leren? Volg dan een van onze cursussen Access of Excel! Wanneer je de programma’s direct wilt toepassen binnen jouw organisatie is een maatwerkcursus wellicht een goede optie voor jou. Neem gerust contact met ons op voor de mogelijkheden!